Si tienes un blog desde hace un tiempo, te habrás dado cuenta que el e-mail es una parte fundamental y vital de nuestra bitácora. Tener una gestión adecuada en este campo, nos puede ahorrar tiempo de trabajo innecesario.
Para aquellos que acaban de empezar con un blog, les resultará extraño este post, porque seguramente pensarán que su e-mail no es productivo porque no reciben nada. En cierta medida es lógico este pensamiento, pero os puedo asegurar, que tarde o temprano el e-mail será un factor importante que si no lo gestionas de forma adecuada, podrás llegar a perder información.
Índice
¿Por qué puedes llegar a perder información?
A medida que vas recibiendo e-mails, la mayoría de personas no solemos borrar todos los mensajes recibidos. Esto puede ser por varios motivos:
- Apenas miras el e-mail y cuando lo encuentras saturado no eliminas los mensajes
- Tienes pereza en eliminar los mensajes
- Quieres tener mensajes de recordatorio
- Simplemente no te da la gana borrar ningún mensaje
No es la primera vez que conozco a personas que me llegan a decir que tienen mensajes desde el primer día que se crearon la cuenta. Y claro, imagínate que lo tienen desde hace 10 años, echando cuentas, tiene que tener una barbaridad de mensajes.
Pero si nos enfocamos desde la perspectiva de nuestro blog, y teniendo en cuenta que muchos utilizan su e-mail personal en el blog, la información puede saturarse a escalas increíbles. Lo peor de todo, es que cuando quieras encontrar un mensaje en concreto, puedes tener la situación de no encontrarlo.
Precisamente a mi me ha pasado ya en varias ocasiones y sientes un poco de rabia porque tú mismo te dices:
« Si yo no he eliminado el mensaje ¿dónde estará?«.
La cuestión es, que te pones a buscar como un desesperado el mensaje en todas las partes posibles del e-mail y no hay manera, por más que buscas se perdió. Y lo peor de todo, es que si encuentras otros mensajes que ya no tienen nada de relevancia.
Todos estos hechos, si añades que conforme va creciendo tu blog, recibes comentarios y mensajes en el e-mail, imaginaos el caos. Esto no tiene que seguir así, porque, aparte de perjudicarte a ti mismo, puede provocar cosas como:
- No contestar mensajes de lectores
- No contestar propuestas de negocio recibidas en tu e-mail
- No contestar un mensaje urgente
- Etc, etc.
Como podéis observar, una mala gestión puede producir todos estos sucesos que al fin y al cabo nos perjudica en las tareas diarias. Para ello, hay que poner solución.
¿Cómo gestionar el e-mail para ser más efectivos?
Esto puede sonar una «chorrada», pero créeme, no lo es tanto; estoy convencido que algún día me darás la razón. Para ahorrarte el trabajo de pensar cómo deberías hacerlo, te digo cómo lo hago yo y así aplicarlo tú si lo ves conveniente:
Borra los mensajes de los comentarios recibidos del blog: cada comentario que recibas en tu blog recibirás un mensaje en tu e-mail. Elimina todos los mensajes posibles para sanear el e-mail y así tener una menor dificultad en la búsqueda de un mensaje en concreto.
Mira cada día tu correo SPAM: muchas veces se cuelan mensajes importantes en esa carpeta ( a veces uno se pregunta por qué, pero simplemente pasa), si son mensajes que son útiles, deberás ponerlo en la carpeta de entrada de tu e-mail y así recibirás todos los mensajes de forma adecuada del remitente en cuestión.
Pon en favoritos tus mensajes más importantes: es la tarea más efectiva de todas. Es la manera más sencilla de no perder información, ya que muchas veces, si lo ponemos en «Estatus normal» podemos eliminarlo sin querer y perder la información.
A mi particularmente me funciona muy bien este sistema para tener controlado todos los mensajes que me llegan a mi buzón. Haciendo estas tareas de esta manera, es también una forma de auto-disciplinarse para llevar controlado todas tus tareas pertinentes.
¿Cómo gestionas tu e-mail?
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Tienes razón, Jony.
El spam lo voy borrando en cuanto lo veo, pero el resto del correo no. Bueno, he borrado cosas, bastantes, pero no todo lo que tendría que borrar. Los avisos de comentarios en el correo no los estoy borrando y debería. Es como dices, son el tipo de correos que no tienen ninguna utilidad.
Besos 🙂
Hola Carolina!
Yo también guardado todo en el correo, hasta que me he encontrado en un auténtico caos. La verdad es que es una buena tarea a realizar 🙂 .
Un besote!
Hola Jony, a mi me parece un trabajo tedioso, hasta ahora siempre he dado por hecho que todo lo leído podía cargármelo y así ha sido algunas veces, pero aún tengo mucho que hacer desaparecer, tengo un montón de email antiquísimos pero me da una pereza horrorosa ponerme a ello. Yo creo que uno de los problemas actuales, en mi caso, claro, es que leo el mail en el movil, a medida que van entrando y siempre hay cosas que dejo para después, cuando han pasado semanas, el después es enooooorme. Será una especie de síndrome de Diógenes digital….. Un abrazo
Hola Juanan!
Acabas de mencionar un detalle importante, el móvil. Tiene muchas ventajas pero también desventajas, como es el caso del e-mail. Y es que parece, que pese a que la tecnología está muy avanzada, aún quedan parámetros enfocados a lo antiguo. Dicho de otra manera, el e-mail aún está pensado para el ordenador.
La pereza de borrar e-mail es lógica, porque se invierte mucho tiempo, pero llega un momento que si no lo haces te colapsas 🙂 .
Un abrazo!
Gmail, permite crear carpetas y estrellas de colores. Las carpetas las utilizo para temas y las estrellas (y otros iconos) por si son cosas urgentes, importantes, convocatorias,…
Hay más cosas, pero me gustaría tratarlas mejor por la comunidad…
Hola #Jerby!
Es una buena forma de gestionar los mensajes recibidos. Yo creo que estas utilidades se hiceron porque se daba por echo que la gente no elimina los mensajes, pero eso ya es otra historia 🙂
Un abrazo!
¡Saludos Jony! El correo electrónico puede convertirse en un auténtico dolor de cabeza. También va muy bien tomarse el tiempo de usar los filtros y las etiquetas. Así mandas directamente el contenido a donde lo necesitas y, a veces, puedes hasta ahorrarte el que te notifique de la entrada si sabes que el filtro funciona bien. Eso sí, hay que tener paciencia y hacer pruebas porque luego por un detalle los mensajes terminan donde no deberían. ¡Gran aporte Jony! ¡Un abrazo!
Hola Carlos!
Tomarse el tiempo para tener «equilibrado» nuestro e-mail, parece mentira pero es necesario. Al fin y al cabo es una herramienta más de nuestro querido blog al fin y al cabo aunque tenga otras funciones.. Y la información perdida puede sonar una auténtica p… jejeje 🙂
Un abrazo!
aunque llevas ya un tiempo en la comunidad, es la primera vez que puedo leerte cómo me gusta hacer con el resto de los miembros, cosa que la verdad no me es nada fácil!
Y el tema del post es muy interesante!
aunque yo tengo dudas, ya que tengo un mail de gmail para tener el perfil de google +, lo tengo vinculado con otro de hotmail, que ha sido el que tengo desde hace años, con lo cual hay momentos en qué no sé ni donde estoy, ni que hago!
Por si no es suficiente,tengo el TW vinculado al FB, y el Fb vinculado al IN, y seguro que lo tengo aún más liado con el skype, instagram, etc etc!!!
En fin, que hago lo que puedo!!!
Saludos!
Y gracias 🙂
Hola Rosa!
Es un placer tenerte aquí entre mis lectores 🙂 . Se perfectamente a lo que te refieres y es un auténtico caos. Yo también tengo varias cuentas vinculadas con el e-mail y llega un punto que no sabes ni que leer ni que borrar porque acabas perdiendo la cuenta. El problema de esto, es que se acaba perdiendo información. Nuestro amigo Carlos en su comentario ha dado una buena pista: usar filtros podría ser la solución de muchos problemas.
Espero volver a verte entre mis comentaristas 🙂 .
Un besote!